Wie erstelle ich einen Serienbrief in Word 2010?

Serienbrief erstellen: Anleitung in Word 2010

Sie wollen einen inhaltlich gleichen Brief an verschiedene Empfänger verschicken? Also setzen Sie sich an Ihren PC und ändern in stundenlanger, mühseliger Arbeit Adresse für Adresse. Können Sie so erledigen – müssen Sie aber nicht. Mit der Serienbrief-erstellen-Anleitung für Word geht’s einfacher.
Gut, Sie haben sich für die einfache Variante entschieden. Hier ein paar Grundvoraussetzungen. Ein Serienbrief besteht immer aus zwei Teilen: Dem Hauptdokument und der Datenquelle. Das Hauptdokument enthält den Brief und die Datenquelle die Adressdaten. So fügt Word die Adressdaten automatisch an der gewünschten Stelle ein.

Genug Theorie – setzen wir das gelernte in die Tat um...

 

Öffnen Sie nun Ihr Hauptdokument in Word 2010. Wählen Sie in der Menüleiste den Punkt „Sendungen“ aus und gehen anschließend auf „Seriendruck starten“. In dem anschließend erscheinenden Menü klicken Sie auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt-Anweisungen…“. Dieser Assistent führt Sie in sechs Schritten zum fertigen Serienbrief.

 

Mit der Serienbrief-erstellen Anleitung Schritt für Schritt zum Serienbrief

Schritt 1: Dokumenttyp wählen

In diesem Falle eine rhetorische Abfrage, denn wir befinden uns in der Briefwolke. Also wählen wir „Briefe“.

 

Schritt 2: Startdokument wählen

Hier können Sie entscheiden, ob Sie das geöffnete Dokument, eine Vorlage von Word oder eine hochgeladene Datei verwenden wollen.

 

Schritt 3: Empfänger wählen

Es besteht die Möglichkeit eine vorhandene Liste (meist Excel) zu verwenden, Kontakte von Outlook zu importieren oder eine neue Liste anzulegen.

Wichtig zur erfolgreichen Erstellung ist vor allem die Aufbereitung der Adressdatei. Da bisherige Textverarbeitungsprogramme keine automatische Adresskorrektur wie eine Mailingsoftware besitzen, muss man die Adressen manuell korrigieren. Leider können sich so bei der Anrede und den Adressen leicht Fehler einschleichen. Der Serienbrief eignet sich daher für kleinere Mailing-Sendungen. Für größere Sendungen mit individuellem Inhalt macht es Sinn, die Mailings über eine Mailingsoftware zu erstellen. 

 

Schritt 4: Schreiben Sie Ihren Brief

In diesem Schritt können Sie den vorhandenen Brief bearbeiten oder ein neues Dokument gestalten. Dieser Punkt ist abhängig von der Auswahl bei Schritt 2.
Wählen Sie nun, welche der verschiedenen Elemente wie „Adressblock“, „Grußzeile“, „elektronisches Porto“ oder „Weitere Elemente“ Sie hinzufügen möchten.

 

Schritt 5: Vorschau

Nun erscheint der Serienbrief, den Sie erstellt haben, in einer Vorschau. Sie können so vor allem testen, ob das Adressfeld und die Anrede für die einzelnen Empfänger passen.

 

Schritt 6: Serienbrief beenden

Im letzten Schritt können Sie entweder „drucken“ oder „Individuelle Briefe bearbeiten“. Wenn Sie „Individuelle Briefe bearbeiten“ anwählen, öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie wählen, welchen Datensatz Sie einzeln öffnen möchten. Nachdem Sie den betreffenden ausgewählt haben, öffnen sich alle ausgewählten Briefe Ihrer Sendung.

 

Nun haben Sie es geschafft. Ihr erster selbst erstellter Serienbrief.

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