Geschäftsbrief Vorlagen - Was ist zu beachten?

Geschäftsbrief-Vorlagen und -Muster nach DIN 5008

Unter einem Geschäftsbrief versteht sich ein formeller Brief zwischen Geschäftspartnern oder Unternehmen und Privatpersonen. Aus Sicht eines Unternehmens handelt es sich bei dabei immer um externen Schriftverkehr.
Eine Geschäftsbrief-Vorlage orientiert sich an der DIN Norm 5008. Diese Norm dient als Hilfe, damit ein solcher geschäftlicher Schriftverkehr in adäquater Form erfolgt. Es ist also ratsam, sich beim Verfassen des Geschäftsbriefs an einer geeigneten Vorlage zu orientieren. Sucht man im Internet eine Vorlage, so findet man verschiedenste Varianten. Den meisten Vorlagen ist dabei eines gemein: Der korrekte Aufbau des Briefes.
Ein wichtiger Aspekt ist die Einhaltung der Formalien nach der
DIN Norm 5008.

Unternehmen benötigen in ihrem Geschäftsbrief Pflichtangaben. Diese wichtigen Kriterien müssen in den Geschäftsbrief-Vorlagen berücksichtigt sein.

Was muss genau beachtet werden?

Geschäftsbrief Vorlagen nach der DIN 5008 enthalten neben der Absender- und Empfängeradresse das Datum, optional einen Betreff und eine Informationszeile, eine Anrede, den eigentlichen Textteil, aber auch eine Grußzeile und die Unterschrift des Verfassers sowie gegebenenfalls einen Anlagenvermerk und einen Verteilervermerk, in dem aufgeführt wird, welche Personen eine Kopie von dem Geschäftsbrief erhalten haben. Zudem sollten in den Geschäftsbrief-Vorlagen die von der DIN 5008 festgelegten Abstände und Positionen der einzelnen Bestandteile des Geschäftsbriefes beachtet werden.


DIN Norm 5008 Vorgaben für den Geschäftsbrief:

  • Definierte Schreibweisen
  • Formelle und inhaltliche Strukturen
    • Absender- und Empfängeradresse
    • Datum
    • Betreff
    • Anrede
    • Grußzeile
    • Unterschrift des Verfassers


Detaillierte Informationen zum DIN Brief und DIN 5008 finden Sie auf unseren Seiten DIN Brief und DIN 5008.

Der Aufbau eines Geschäftsbriefs als Bildergalerie

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Geschäftsbrief eines Unternehmens: Pflichtangaben

Neben der freiwilligen Orientierung an der DIN 5008 müssen Dienstleister und Gewerbetreibende beziehungsweise Unternehmen in Abhängigkeit von ihrer Rechtsform in ihren Geschäftsbrief-Vorlagen zusätzlich einige Aspekte berücksichtigen. So gibt es hier gesetzliche Vorschriften zu Pflichtangaben.

 

Im Geschäftsbrief einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss beispielsweise deren vollständiger Name, ihre Rechtsform und ihr Sitz, das zuständige Registergericht sowie die Namen der Geschäftsführung und gegebenenfalls des Aufsichtsratsvorsitzenden vermerkt sein.

 

Die DIN Norm 5008 legt also für die GmbH folgende Pflichtangaben fest:

 

  • Vollständiger Name
  • Rechtsform
  • Sitz des Unternehmens
  • Zuständiges Registergericht
  • Namen der Geschäftsführung
  • ggf. Aufsichtsratsvorsitzender

 

Zusammenfassung

Für eine gute Geschäftsbrief-Vorlage gilt also, dass sie sich bezüglich Formalien wie der Zeichenverwendung, Schreibung von Telefonnummern oder Daten sowie dem Aufbau an der DIN 5008 orientiert. Für Privatpersonen als Absender ist eine freiwillige Orientierung an der Norm DIN 5008 ausreichend. Um hingegen für die Verwendung in einem Unternehmen geeignet zu sein, berücksichtigen entsprechende Geschäftsbrief-Vorlagen zusätzlich für Firmen notwendige rechtliche Pflichtangaben.

 

Geschäftsbrief-Vorlagen sollten hier vor der Verwendung sorgfältig auf die Einhaltung dieser rechtlichen Vorgaben geprüft werden. Das selbe gilt natürlich auch für ein rechtlich korrektes Mailing bzw. einen Werbebrief. Eine gute Hilfestellung liefert auch hier wieder die DIN Norm 5008.

 

Geschäftsbrief-Muster finden Sie zum Beispiel bei Rainer Lamberts oder Druckeselbst.

 

Beachten Sie diese Aspekte bei der Auswahl Ihrer Vorlage für einen Geschäftsbrief sowie das Gebot der Höflichkeit beim Verfassen des selbigen, dann steht einer korrekten und angemessenen Korrespondenz mit Ihrem Geschäftspartner nichts mehr im Wege.

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