Anleitung zum Serienbrief erstellen

Serienbrief erstellen: Anleitung – Was ist ein Serienbrief?

Was ist ein Serienbrief und wofür verwende man Serienbriefe? Das Erstellen eines Serienbriefes ist mit den heutigen Computerprogrammen wie beispielsweise Microsoft Word in Verbindung mit einer Datenquelle, welche die Adress-Informationen enthält, zum Beispiel Microsoft Excel, relativ einfach.
Serienbriefe erstellt man immer dann, wenn man einen Brief an mehrere Empfänger senden und die jeweiligen Adressaten persönlich ansprechen möchten. Bei einem Serienbrief werden Informationen wie beispielsweise Name und Adresse aus einer externen Datenquelle automatisch an eine gewünschte Stelle in das Hauptdokument eingefügt.

Serienbrief erstellen: Vorgehensweise

Vor dem Serienbrief Erstellen muss eine externe Datenquelle mit den benötigten Daten wie zum Beispiel Adressenlisten angefertigt werden beziehungsweise vorhanden sein.
Die Datenquelle kann ein Excel-Dokument, das Adressbuch eines Email-Programms, eine FileMaker Pro-Datenbank oder eine Textdatei sein.
Mit diesen Daten ist es möglich, ein Dokument mit festen sowie variablen Elementen zu erstellen. Das Hauptdokument des Anschreibens wird formuliert und die variablen Bereiche wie Adresse und Anrede an den gewünschten Stellen im Dokument definiert. Durch diese Vorgehensweise wird die Serienbrieferstellung erleichtert und mögliche Fehlerquellen minimiert.

Auftretende Probleme beim Serienbrief in Word / Excel

Wenn die Daten der Excel-Tabelle in das Word-Serienbrief-Dokument importiert werden, kann es passieren, dass die variablen Elemente mit falschen Informationen gefüllt werden. Dass passiert immer dann, wenn die Spalten in der Excel-Tabelle falsch ausgefüllt werden. Eine Anleitung zum korrekten Serienbrief erstellen erhalten Sie auf der Seite „Serienbrief erstellen Anleitung in Word 2010".

Serienbrief erstellen: Ein Beispiel

Ein Software-Unternehmen veröffentlicht jedes Quartal für Kunden und Mitarbeiter sein Firmenmagazin. Da zur Schaltung von neuen Anzeigen Kunden akquiriert werden sollen, möchte die zuständige Mitarbeiterin einen Serienbrief erstellen.

 

Zunächst werden in einem Excel-Dokument die benötigten Adressen und Ansprechpartner gesammelt. In Word wird der Dokumententyp Serienbriefe ausgewählt und der Text des Anschreibens, also der fixe Teil des Dokuments, kann erstellt werden. Die variablen Bereiche, Adresse und Anrede, werden definiert und anschließend werden die Daten aus dem Excel-Dokument importiert.

 

Ablauf Serienbrief erstellen:

  • Sammlung Adressen, Interessenten und Ansprechpartner in Excel
  • Word öffnen und Dokumententyp Serienbrief auswählen
  • Statischen Text erstellen
  • Variable Bereiche definieren
  • Daten aus Excel importieren

 

Auf diese Weise erhält die Mitarbeiterin der Firma personalisierte Anschreiben in Form eines Serienbriefes. Die Serienbrief-Vorlage kann sie für weitere Serienbriefe verwenden.

Zum Fertigstellen ihres Serienbriefes erstellt die zuständige Mitarbeiterin Briefumschläge im Seriendruck, die mit den entsprechenden Adressen automatisch bedruckt werden. Nun muss sie den Serienbrief drucken und mit dem Magazin versenden.

Fertig ist das personalisierte Mailing!

Möchten Sie mehr zum Thema Mailing-Individualisierung erfahren? Dann schauen Sie auf unserer Seite: „Mailing-Individualisierung - Von Broschüre erstellen, Adressen und Lettershop".

 

Weitere Informationen zur beschleunigten und vereinfachten Erstellung von Mailings mit Hilfe von Mailng-Software erhalten Sie auf der Seite „Mailing-Software“.
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